Tipos de licencias e incapacidades Tipos de licencias e incapacidades

Según el tipo de licencia o incapacidad, consulta los documentos y requisitos que debes adjuntar para radicar tu solicitud de transcripción:

Una incapacidad general es aquella que se produce por enfermedades o accidentes no relacionados con aspectos laborales y que inhabilitan al trabajador para cumplir con sus funciones.  

  1. Epicrisis o documento que soporte la atención médica que originó la incapacidad.
  2. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:
  • Nombre, tipo y número de identificación de la IPS que expide la incapacidad.
  • Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de registro médico, firma y sello.
  • Tipo y número de documento de identificación, así como nombres y apellidos del afiliado.
  • Lugar y fecha de expedición.
  • Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE-10)
  • Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general, accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de maternidad y paternidad).
  • Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
  • Marcación de prórroga de incapacidad: sí o no, según corresponda.
  • Días de incapacidad en letras y/o números. (No pueden exceder 30 días; Resolución 2266 de 1998, Artículo 10).
  • Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

Recuerda que una vez transcrita tu incapacidad y/o licencia, podrás consultar, descargar e imprimir tu certificado a través de nuestra página web, siguiendo esta ruta:


¿Qué debes tener en cuenta para transcribir tu incapacidad?

Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la información descrita anteriormente además de ser emitida por:

  • Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS).
  • Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través del código habilitador asignado a cada entidad.

El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

Una incapacidad por accidente de tránsito es originada por lesiones ocasionadas en un evento de tránsito que involucra a uno o más vehículos en una vía pública o privada. 

  1. Epicrisis o documento que soporte la atención médica que originó la incapacidad.
  2. Copia del reporte de accidente de tránsito SOAT o epicrisis y/o soporte de atención médica que describa el accidente.
  3. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:
  • Nombre, tipo y número de identificación de la IPS que expide la incapacidad.
  • Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de registro médico, firma y sello.
  • Tipo y número de documento de identificación, así como nombres y apellidos del afiliado.
  • Lugar y fecha de expedición.
  • Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE-10).
  • Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general, accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de maternidad y paternidad).
  • Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
  • Marcación de prórroga de incapacidad: sí o no, según corresponda.
  • Días de incapacidad en letras y/o números. (No pueden exceder 30 días; Resolución 2266 de 1998, artículo 10).
  • Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la información descrita anteriormente además de ser emitida por:
  • * Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS).
  • * Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través del código habilitador asignado a cada entidad.
  • El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981; Decreto 780 de 2016; Resolución 1995 de 1999; Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

La licencia de maternidad es un periodo de descanso remunerado que se otorga a la mujer (cotizante), madre de recién nacido(s). 

Documentos para transcribir tu licencia de maternidad

1. Epicrisis o documento que soporte la atención del parto y que contenga:

  • Semanas de gestación o edad gestacional.
  • Número de recién nacidos.
  • Día probable de parto.

2. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:

  • Nombre, tipo y número de identificación de la IPS que expide la incapacidad.
  • Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de registro médico, firma y sello.
  • Número y tipo de documento de identificación, así como nombres y apellidos del afiliado.
  • Lugar y fecha de expedición.
  • Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE-10).
  • Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general, accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de maternidad y paternidad).
  • Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
  • Días de incapacidad en letras y/o números.
  • Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

3. Registro civil de nacimiento o certificado de nacido vivo del DANE.

4. Si la licencia fue expedida fuera del país, para realizar tu solicitud es necesario adjuntar los soportes mencionados apostillados o legalizados por el consulado del país que la originó y traducidos al idioma oficial “español” (Resolución 3269 del 14 junio de 2016).

¿Qué debes tener en cuenta?

Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la información descrita anteriormente además de ser emitida por:

  • Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS).
  • Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través del código habilitador asignado a cada entidad.

El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

Documentos para transcribir tu licencia de paternidad

La licencia de paternidad es un periodo de descanso remunerado que se otorga al padre (cotizante), tras el nacimiento de su hijo. 

  • Fotocopia del documento de identificación.
  • Registro civil de nacimiento. (Según lo definido en la Ley 1822, artículo 1, parágrafo 2°, el registro civil de nacimiento es el único soporte válido para otorgar la licencia de paternidad y el mismo deberá presentarse a la EPS dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de nacimiento del menor).
  • Epicrisis o documento que soporte la atención del parto de la madre y donde se encuentren relacionadas las semanas de gestación.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • Para atender tu solicitud de transcripción, deberás aportar los documentos mencionados, de lo contrario tu solicitud será devuelta en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

La licencia de maternidad o paternidad por adopción es el periodo de descanso remunerado que se otorga a la madre o padre (cotizantes) de un menor registrado por adopción. 

  • Fotocopia del documento de identificación del afiliado,
  • Acta de entrega expedida por el ICBF con la que oficialmente el menor de edad es entregado en adopción o sentencia de adopción decretada por un juez de familia.
  • Registro civil por cada hijo adoptivo.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • Para atender tu solicitud de transcripción deberás aportar los documentos mencionados, de lo contrario tu solicitud será devuelta en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

Es aquella derivada de eventos ocurridos durante el cumplimiento de labores o funciones en el trabajo y como consecuencia obligada de la clase de trabajo que desempeña.

  1. Epicrisis o documento que soporte la atención médica que originó la incapacidad.
  2. Accidente de trabajo: copia del Formato Único para Reporte de Accidente de Trabajo (FURAT) y/o dictamen de calificación de origen.
  3. Enfermedad Laboral: certificación de origen expedida por la ARL o constancia de ejecutoriado de dictamen de las Juntas Regionales o en ausencia de este, el Dictamen de Origen de la Junta Nacional de calificación de invalidez.
  4. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:
  • Nombre, tipo y número de documento de la IPS que expide la incapacidad.
  • Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de registro médico, firma y sello.
  • Tipo y número de documento de identificación, así como nombres y apellidos del afiliado.
  • Lugar y Fecha de expedición.
  • Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE-10).
  • Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general, accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de maternidad y paternidad).
  • Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
  • Marcación de prórroga: sí o no, según corresponda.
  • Días de incapacidad en letras y/o números. (No pueden exceder 30 días, según el artículo 10 de la Resolución 2266 de 1998).
  • Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la información descrita anteriormente además de ser emitida por:
  • * Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS).
  •  * Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través del código habilitador asignado a cada entidad.
  • El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981; Decreto 780 de 2016; Resolución 1995 de 1999; Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

Incapacidades que NO podrán ser transcritas por NUEVA EPS

De acuerdo con lo establecido en la normatividad legal, NUEVA EPS NO podrá realizar la transcripción de los siguientes tipos de incapacidades:

  • Incapacidades expedidas por médicos de medicina legal, médicos particulares durante atención ambulatoria, las que se originan durante tratamientos con fines de aplicación cosmética, estética, suntuaria o de embellecimiento o las originadas por atenciones de exclusiones del Plan de Beneficios en Salud. (Ley 1295 de 1994, artículo 38, Corte Constitucional en sentencia T388-2002 SU 480 de 1997, concepto jurídico 19541 del 26 de octubre 2016, Decreto 2353 de 2015, artículo 81, concepto del Ministerio de la Protección Social 332671 de octubre 27 de 2011).
  • Incapacidades expedidas por fuera del país, lo anterior teniendo en cuenta que el Plan de Beneficios en Salud (PBS) no tiene cubrimiento fuera del territorio nacional, (Ley Corte Constitucional en sentencia T388-2002 SU 480/97, Decreto 806/98 Art.1).
  • Incapacidades expedidas por enfermedad o lesiones a parientes que dependan del afiliado cotizante. En estos casos, el afiliado deberá hacer uso de la “Licencia por calamidad doméstica” definida en el artículo 57 numeral 6 del Código Sustantivo del Trabajo la cual es otorgada directamente por el empleador.
  • Incapacidades expedidas a los afiliados que ya presentan una pérdida de capacidad laboral igual o mayor al 50 %, teniendo en cuenta que el afiliado:
    Adquiere el estatus de invalidez permanente y disfrute de pensión de invalidez por riesgo común, la cual está a cargo de la administradora de fondo de pensiones (Decreto 758 de 1990, artículos 5 y 10). Ten en cuenta que no puedes acceder al pago de incapacidades y pensión de invalidez al mismo tiempo.
  • Incapacidades expedidas para afiliados que no cuenten con un vínculo laboral vigente para el periodo de inicio de la incapacidad o que se encuentren vinculados en calidad de beneficiarios o cotizantes pensionados.
  • Incapacidades expedidas para cotizantes independientes cuyos ingresos no provengan de una actividad laboral (Artículo 227 del Código Sustantivo de Trabajo y Sentencia C-543 de 2007 de la Corte Constitucional). En las situaciones que así lo requieran, NUEVA EPS podrá solicitar a los cotizantes independientes la presentación del RUT, certificado por contador que acredite actividad laboral y certificado actual de afiliación a fondo de pensión para proceder con el proceso de transcripción correspondiente (Decreto 806 de 1998, Art 82-85).

NUEVA EPS se reserva el derecho de negar la transcripción solicitada en caso de que:

  • Se compruebe plenamente que hubo fraude en su expedición, falsedad en los documentos aportados, cuando se efectúen cobros al Sistema General de Seguridad Social en Salud con datos falsos.
  • Cuando se detecte durante el tiempo de incapacidad que el cotizante se encuentra emprendiendo una actividad alterna que le impide su recuperación y de la cual deriva ingresos y en general cuando los afiliados hayan incurrido en conductas constituidas como abuso del derecho en los términos definidos por el capítulo IV del Decreto 1333 de julio de 2018.

Si tienes dudas o inquietudes, consulta las Preguntas frecuentes.

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