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Para solucionar las inconsistencias presentadas en el pago de sus cotizaciones tenga en cuenta las siguientes indicaciones según sea el caso.

1. Usuarios sin afiliación

Si el empleado tiene el tipo y número de documento correcto, pero no se encuentra afiliado a NUEVA EPS, es necesario que diligencie el formulario de afiliación y lo remita al correo: afiliacionesnueva@nuevaeps.com.co para llevar a cabo la legalización de la afiliación o realice la afiliación de forma automática a través de la siguiente dirección: https://miseguridadsocial.gov.co.

Si el cotizante pertenece a otra entidad promotora de salud, es necesario solicitar devolución de los aportes correspondientes a los periodos en los cuales se generó el pago por este empleado, para esto es necesario llevar a cabo el siguiente tramite en una de nuestras oficinas de atención al usuario o a través del correo electrónico devolucion.aportes@nuevaeps.com.co:

*Realizar una solicitud formal donde se evidencie relación de afiliados, número de identificación del cotizante, periodo de cotización y concepto de devolución de aportes; relación de las planillas de autoliquidación donde se identifique el periodo y planilla de pago; original cámara de comercio o certificado de existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor a 30 días; fotocopia del Registro Único Tributario RUT; fotocopia del documento de identificación del representante legal, y certificación bancaria no mayor a 90 días.

Señor Aportante tenga en cuenta que desde el 01 de mayo de 2021 no puede realizar el ajuste del tipo y número de documento del cotizante que reporten erradamente, independientemente de la fecha de pago del aporte; por lo que deben garantizar el pago de sus aportes de manera correcta al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Si se evidencia pagos errados con información inconsistente del tipo y numero de documento del cotizante, el aportante deberá solicitarse la devolución a través del mecanismo de Devolución de aportes y deberá realizar un nuevo pago correctamente. Lo anterior, con los ajustes realizados a la resolución 1431 y 2935 de 2020 a través de la resolución 3341 de 2020.

2. Si la inconsistencia se presenta por usuario reportado con pasaporte y ya debería tener cedula de extranjería, por favor tener en cuenta lo siguiente:

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1743 de 2015, a los extranjeros y sus beneficiarios titulares de visa superior a tres (3) meses, se les otorga el Documento de Identidad: Cédula de Extranjería.

En este caso es necesario que nos haga llegar la fotocopia de la cédula de extranjería al correo: recaudo@nuevaeps.com.co; Si aún no cuenta con éste documento, el usuario afectado debe realizar el trámite correspondiente ante Migración Colombia y posteriormente hacer llegar la imagen de la cédula al correo mencionado previamente.

Si la inconsistencia se presenta con el documento Cédula de Extranjería debe acercarse a Migración Colombia para verificar la inconsistencia que está presentando, una vez lo corrija debe remitir copia al correo recaudo@nuevaeps.com.co. Tenga en cuenta que por cumplimiento de las medidas tomadas por el Gobierno Nacional y con el objetivo de prevenir, controlar y mitigar la propagación del COVID-19, en las instalaciones de Migración Colombia suspendieron temporalmente las solicitudes de algunos trámites y servicios; consúltelos en la página de Migración Colombia.

3. Empleados reportan en estado no vigente ante la Registraduría Nacional del Estado Civil

Lo invitamos a consultar los siguientes enlaces para validar el estado de sus empleados ante la Registraduría: https://wsp.registraduria.gov.co/certificado/Datos.aspx - https://wsp.registraduria.gov.co/censo/consultar/

En caso de identificar que el estado es no vigente, es necesario que el ciudadano (o un familiar) acuda personalmente a la Registraduría para dar trámite y solución a dicha situación.

Una vez realizado el trámite ante la Registraduría nacional del estado civil, es necesario que nos haga llegar el certificado de validez del documento en donde la Registraduría certifica la vigencia o no del mismo. Dicho soporte debe ser enviado al siguiente correo electrónico: recaudo@nuevaeps.com.co.

Luego de realizada la consulta, el resultado final de la validación es que el usuario no se encuentra vigente, es necesario que solicite ante NUEVA EPS, la devolución de los aportes Decreto 780 de 2016, para esto debe realizar una Solicitud formal en una de las oficinas de atención al usuario de NUEVA EPS o al correo electrónico devolucion.aportes@nuevaeps.com.co, presentando los siguientes documentos:

(NOTA: Los documentos anteriormente mencionados deben ser radicados en el punto de atención de Nueva EPS más cercano a su ciudad o a través del correo electrónico devolucion.aportes@nuevaeps.com.co).

4. Usuarios fallecidos con aporte posterior a la novedad

Luego de realizada la consulta en la Registraduría Nacional del Estado Civil, NUEVA EPS identificó que su empleado tiene pagos posteriores a la fecha en la que se presentó la novedad. Por lo anterior es necesario que solicite ante NUEVA EPS la devolución de los aportes Decreto 780 de 2016, para esto debe realizar una Solicitud formal en una de las oficinas de atención al usuario de NUEVA EPS o a través del correo electrónico devolucion.aportes@nuevaeps.com.co, presentando los siguientes documentos:

Relación de afiliados.

Número de identificación del cotizante.

Periodo de cotización y concepto de devolución de aportes.

Relación de las planillas de autoliquidación donde se identifique el periodo y planilla de pago.

Adjuntar fotocopia del registro civil de defunción.

Fotocopia del documento de identidad del fallecido.

Original cámara de comercio o certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 días.

Fotocopia del Registro Único Tributario RUT.

Fotocopia del documento de identificación del representante legal.

Certificación bancaria no mayor a 90 días.

(NOTA: Los documentos anteriormente mencionados deben ser radicados en el punto de atención de NUEVA EPS, más cercano de su ciudad).

5. Usuarios que presentan afiliación en el Régimen Especial o Régimen de Excepción

De acuerdo a la información suministrada por la entidad ADRES (Administradora de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud), los usuarios relacionados en el archivo anexo aparecen afiliados a una administradora del Régimen de Excepción o Régimen Especial.

Si en algún momento su empleado perteneció a la entidad de régimen especial y aun no lo han retirado, debe solicitar a la entidad del régimen especial o régimen de excepción que reporte la novedad de retiro ante ADRES y de esta forma habilitar los servicios con NUEVA EPS.

Para estos casos el usuario puede radicar solicitud de Afiliación o inclusión al Régimen contributivo o subsidiado en NUEVA EPS habiendo ya solucionado su problema de Multiafiliación ante la entidad de Régimen de Excepción. Si verificada la afiliación en la base de afiliados del Régimen de Excepción establecida por el Ministerio de Salud y Protección social se encuentran personas vigentes en la consulta, dicha afiliación será clasificada como no aceptada debido a Multiafiliación en el SGSSS, quedando los usuarios Cancelados bajo la causal “Traslado al régimen de excepción”.

La afiliación únicamente será aceptada cuando en la consulta de la BDUA el afiliado no se encuentre cargado para la entidad Régimen de Excepción.

Nota: ADRES se encuentra ubicado en Bogotá en la Calle 26 # 69 - 76 Torre 1 Piso 17, Teléfono 4322760 - 018000423737. = Recuerde que NUEVA EPS S.A. tiene a su disposición varios canales de atención y servicio al Usuario, para aclararle cualquier inquietud o suministrarle la información que usted requiera a través de las oficinas de atención al usuario, de la página www.nuevaeps.co, de la App NUEVA EPS, del Chat EVA o a la línea de empleadores en Bogotá 3077096 y la línea gratuita 018000333331 para el resto del país.

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